ALGEMENE VOORWAARDEN

Vergaderzalen Kop van Kessel-Lo — Zaalzicht BV

Versie: september 2026 — www.vergaderzaal-kvk.be

Artikel 1 – Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

1.Onderneming: Zaalzicht BV, met maatschappelijke zetel te Leuvensestraat 18, 3010 Kessel-Lo, ondernemingsnummer/BTW BE 1024.409.674, handelend onder de commerciële benaming “Vergaderzalen Kop van Kessel-Lo”, hierna “de Onderneming”.

2.Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Zaal huurt bij de Onderneming of daartoe een Reservatie plaatst.Consument: een Klant die een natuurlijke persoon is en handelt voor doeleinden die buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen.

3.Zaal/Zalen: de vergaderruimtes die de Onderneming te huur aanbiedt op het adres Leuvensestraat 18, 3010 Kessel-Lo, met name Zaal Loft (met keuken) en Zaal Zolder.

4.Reservatie: de aanvraag tot huur van een Zaal, ingediend via de Website of per e-mail.

5.Bevestigingsmail: de schriftelijke bevestiging per e-mail die de Onderneming aan de Klant bezorgt na aanvaarding van een Reservatie, met vermelding van de gehuurde Zaal(en), datum, tijdstip en huurprijs.

6.Website: www.vergaderzaal-kvk.be.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1.Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke Reservatie, Bevestigingsmail en huurovereenkomst tussen de Onderneming en de Klant, met uitsluiting van de eigen voorwaarden van de Klant, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk andersluidend akkoord.

2.Deze Algemene Voorwaarden zijn raadpleegbaar op de Website en worden bij iedere Bevestigingsmail meegedeeld.

3.Door het plaatsen van een Reservatie aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden zonder voorbehoud.

4.De Onderneming behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te allen tijde te wijzigen door een nieuwe versie op de Website te publiceren. Op een reeds bevestigde Reservatie blijft de versie van toepassing die gold op het ogenblik van de Bevestigingsmail.

5.Indien de Onderneming tijdelijk of impliciet afwijkt van deze Algemene Voorwaarden, doet dit geen afbreuk aan haar recht om nadien de strikte naleving ervan te eisen.

Artikel 3 – Aanbod, prijzen en beschikbaarheid

1.De actuele beschikbaarheid van de Zalen is raadpleegbaar op de Website onder “beschikbaarheid”. Deze weergave is louter informatief; enkel de Bevestigingsmail van de Onderneming geldt als bevestigde huur.

2.De huurprijzen zijn steeds vermeld in euro (€) en inclusief 21% BTW, tenzij anders aangegeven. 

3.Bijkomende kosten (dranken, gebruik van de percolator, verhuur van een parkeerplaats, opkuistarief, schade, enz.) worden afzonderlijk aangerekend overeenkomstig Artikel 5 en Artikel 7.

4.De Onderneming behoudt zich het recht voor haar tarieven te allen tijde aan te passen. Op een reeds bevestigde Reservatie blijft steeds de prijs van toepassing die gold op het ogenblik van de Bevestigingsmail.

5.Kennelijke fouten in prijsvermeldingen, bijvoorbeeld ingevolge druk- of taalfouten, binden de Onderneming niet. De Klant kan hieraan geen rechten ontlenen.

Artikel 4 – Reservatie en totstandkoming van de overeenkomst

1.Een Reservatie komt pas tot stand op het ogenblik dat de Onderneming deze schriftelijk bevestigt via de Bevestigingsmail. Een aanvraag via de Website of per e-mail geldt op zich niet als een bevestigde huur.

2.De Klant staat in voor de juistheid van de bij de Reservatie opgegeven gegevens (gewenste Zaal, datum, tijdstip, aantal personen, bijzondere wensen zoals het gebruik van de percolator of de huur van een parkeerplaats).

3.Indien een Reservatie door een derde in naam van de Klant wordt geplaatst, wordt dit geacht te zijn gebeurd in naam en voor rekening van de Klant, die als enige verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van de huurovereenkomst en de betaling ervan.

Artikel 5 – Gebruik van de accomodatie

5.1 Toegang en sleutel

• De Onderneming werkt met een sleutelkluis, zodat de Klant de Zaal zelfstandig kan betreden en verlaten op het gehuurde tijdstip. De Klant ontvangt hierover enkele dagen voor de huurdatum bijkomende informatie per e-mail.

5.2 Voorzieningen

• De Onderneming zorgt ervoor dat alle voorzieningen die op de Website zijn vermeld aanwezig zijn, met uitzondering van een specifieke tafel- en stoelschikking.
• De Klant brengt zijn eigen laptop en, indien nodig, de gepaste adapter mee.

5.3 Verwarming

• De Onderneming zorgt ervoor dat de verwarming tijdig wordt ingeschakeld indien dit vooraf werd aangevraagd. Dit gebeurt via een centrale applicatie; de Klant mag in geen geval zelf aan de knoppen van de radiatoren draaien.

5.4 Dranken

• De effectief verbruikte drank (zelfbediening) wordt aangerekend per consumptie, inclusief 6% BTW.
• Een koffiepercolator is beschikbaar mits voorafgaande vermelding bij de Reservatie.
• Bijzondere wensen inzake dranken kunnen worden aangevraagd; de Onderneming houdt hier voor zover mogelijk rekening mee.

5.5 Catering en keukengerei

• De Onderneming verzorgt zelf geen catering. De Klant kan hiervoor terecht bij externe partners waarmee wordt samengewerkt, die alles ter plaatse leveren 
• Borden, soeptassen, glazen en bestek zijn aanwezig voor 60 personen. Het gebruik hiervan is kosteloos indien de dranken bij de Onderneming worden aangekocht; in het andere geval rekent de Onderneming een forfait van € 35 aan.
• Gebroken, verdwenen of beschadigd vaatwerk, bestek of ander materiaal wordt aan kostprijs doorgerekend aan de Klant.

5.6 Keuken (bij Zaal Loft)

• De Klant laat de keuken netjes achter en plaatst alle gebruikte tassen, borden, bestek en glazen in de keuken. De afwas wordt door de Onderneming verzorgd.
• Leeggoed van zelf meegebrachte drank, kartonnen dozen en ander afval worden door de Klant meegenomen. Etensoverschotten worden meegenomen of, na melding aan de Onderneming, in de koelkast geplaatst.
• Indien de Onderneming zelf moet opruimen, wordt hiervoor € 65 per uur (excl. 21% BTW) aangerekend, vermeld op de factuur onder de post “Afvalverwerking en opruimen”.

5.7 Parking en bereikbaarheid

• De parking bij de Zaal mag niet gebruikt worden door gebruikers van de Zaal; alle parkeerplaatsen zijn permanent verhuurd. Laden en lossen is wel toegelaten.
• Bij gebruik van een parkeerplaats ondanks dit verbod, rekent de Onderneming € 30 per voertuig per halve dag aan.
• Eén parkeerplaats kan voor de organisator gehuurd worden aan € 15 per dagdeel, mits vermelding bij de Reservatie.

5.8 Toegankelijkheid

• De Zalen zijn uitsluitend bereikbaar via een trap en zijn bijgevolg niet toegankelijk voor rolstoelgebruikers.

5.9 Tijdens het gebruik van de Zaal

• Wanneer de verwarming aanstaat, houdt de Klant deuren en vensters gesloten.
• De Klant dooft alle lichten in niet-gebruikte ruimtes (trap, inkomhal).
• Afval wordt in de juiste container gedeponeerd.
• Er mag niet binnen gerookt worden.

5.10 Na gebruik van de Zaal

• Gebruikte tassen, glazen en borden worden afgeruimd en in de keuken geplaatst; de afwas zelf wordt door de Onderneming gedaan.
• In Zaal Loft worden alle stoelen en tafels tegen de muur gezet; in Zaal Zolder worden tafels en stoelen teruggeplaatst zoals bij aankomst.
• Etensresten worden meegenomen of in de koelkast geplaatst. Ander afval, zoals kartonnen dozen, wordt meegenomen.
• Alle gebruikte apparatuur (computer, beamer, geluidsinstallatie, enz.) wordt uitgeschakeld en ramen en deuren worden gesloten.
• Indien de Onderneming één of meerdere van bovenstaande punten zelf moet uitvoeren, rekent zij hiervoor € 65 per uur (excl. 21% BTW) aan, vermeld op de factuur onder de post “Afvalverwerking en opruimen”.

Artikel 6 – Annulering en wijziging

1.Een Reservatie kan door de Klant kosteloos worden geannuleerd tot uiterlijk vier weken vóór de gereserveerde datum.

2.Bij annulering tussen vier en twee weken vóór de gereserveerde datum wordt 25% van de huurprijs gefactureerd.

3.Bij annulering tussen twee weken en één week vóór de gereserveerde datum wordt 50% van de huurprijs gefactureerd.

4.Bij annulering binnen één week vóór de gereserveerde datum wordt 100% van de huurprijs gefactureerd.

5.Annulering dient steeds schriftelijk (per e-mail) te gebeuren; de datum van verzending geldt als annuleringsdatum.

6.Een wijziging van datum of tijdstip wordt, mits beschikbaarheid, kosteloos toegestaan indien deze minstens vier weken vóór de oorspronkelijk gereserveerde datum wordt aangevraagd. Bij een latere wijziging gelden de annuleringsvergoedingen van dit artikel naar analogie.

7.Indien de Onderneming de Reservatie annuleert wegens overmacht (zie Artikel 9), wordt de Klant hiervan zo snel mogelijk verwittigd en wordt naar een alternatieve datum gezocht of het reeds betaalde bedrag terugbetaald, zonder dat de Klant aanspraak kan maken op enige bijkomende schadevergoeding.

Artikel 7 – Factuur en betaling

1.Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, verzendt de Onderneming de factuur per e-mail binnen de twee weken na de huurdatum. De factuur omvat de huurprijs en alle eventuele bijkomende kosten (dranken, percolator, parking, opkuis, schade, enz.).

2.Behoudens andersluidende vermelding op de factuur, is deze betaalbaar binnen de 14 kalenderdagen na factuurdatum, op volgend rekeningnummer van de Onderneming: IBAN BE48 7390 2723 0527 (KBC).

3.In geval van laattijdige betaling door een Klant-onderneming zijn van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling nalatigheidsinteresten verschuldigd ten belope van 15% per jaar vanaf de dag na de vervaldag, conform artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 50,00.

4.Indien de Klant een Consument is, worden de nalatigheidsinteresten en de forfaitaire schadevergoeding beperkt tot wat wettelijk maximaal is toegelaten (Boek XIX Wetboek Economisch Recht), en wordt de Consument voorafgaand aan het aanrekenen ervan kosteloos in gebreke gesteld met een termijn van 14 kalenderdagen om alsnog te betalen.

5.Elke betaling wordt steeds aangerekend op de oudste openstaande factuur, ongeacht andersluidende vermelding bij de betaling.

6.De niet-betaling op de vervaldag van één factuur maakt het verschuldigde saldo van alle andere, zelfs nog niet vervallen, facturen van de Klant van rechtswege onmiddellijk opeisbaar.

7.Bij aanhoudende niet-betaling kan de Onderneming een beroep doen op een derde invorderingsdienst (zoals Unpaid.be), indien aan de daartoe geldende voorwaarden is voldaan.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid en schade

1.De Klant is aansprakelijk voor elke schade aan de Zaal, het meubilair, de apparatuur of het aanwezige materiaal die tijdens de huurperiode wordt veroorzaakt door hemzelf of door de door hem uitgenodigde personen. Deze schade wordt aan kostprijs van herstelling of vervanging doorgerekend, zoals bepaald in Artikel 5.

2.De Onderneming kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen, goederen of dieren die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zou zijn van het gebruik van de Zaal, de voorzieningen of de aanwezige apparatuur, behoudens in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout in hoofde van de Onderneming.

3.De Onderneming is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen die de Klant of zijn genodigden in de Zaal achterlaten.

4.De aansprakelijkheid van de Onderneming is in elk geval beperkt tot het bedrag van de huurprijs van de betrokken Reservatie, behoudens in geval van opzet, bedrog of zware fout.

Artikel 9 – Overmacht

1.Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de wil en controle van de Onderneming die de uitvoering van de huurovereenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert of onredelijk verzwaart, met inbegrip van, doch niet beperkt tot, brand, waterschade, ernstige technische defecten aan het gebouw, overheidsmaatregelen, epidemie of pandemie.

2.In geval van overmacht kan de Onderneming de uitvoering van de huurovereenkomst opschorten of, indien de overmacht langer dan redelijk duurt, de Reservatie kosteloos annuleren, zonder dat dit voor de Klant recht geeft op enige schadevergoeding. Artikel 6.7 is van toepassing.

Artikel 10 – Herroepingsrecht (Consumenten)

1.Overeenkomstig artikel VI.53, 12° van het Wetboek van Economisch Recht is het herroepingsrecht niet van toepassing op overeenkomsten voor de terbeschikkingstelling van accommodatie voor een bepaalde datum of periode. De huur van een Zaal voor een specifieke, door de Klant gekozen datum en tijdstip is een dergelijke overeenkomst, zodat de Consument niet over een herroepingsrecht beschikt op de gesloten huurovereenkomst.

2.Het voorgaande doet geen afbreuk aan het annuleringsbeleid van Artikel 6, dat wel steeds van toepassing blijft.

Artikel 11 – Verwerking van persoonsgegevens

1.De Onderneming verwerkt de door de Klant meegedeelde persoonsgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en factuurgegevens) uitsluitend met het oog op de behandeling van de Reservatie, de uitvoering van de huurovereenkomst, de facturatie en, mits toestemming of gerechtvaardigd belang, om de Klant te informeren over het aanbod van de Onderneming.

2.Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derden, behoudens aan partijen die noodzakelijk tussenkomen bij de uitvoering van de overeenkomst (zoals de boekhouder of, in geval van wanbetaling, een invorderingsdienst) en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hoger vermelde doeleinden of de wettelijke bewaartermijnen.

3.De Klant heeft steeds recht op inzage, verbetering en verwijdering van zijn persoonsgegevens, en kan dit recht uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@vergaderzaal-kvk.be.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

1.De contractuele relatie tussen de Onderneming en de Klant wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.

2.Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de uitvoering en/of de beëindiging van deze overeenkomst valt onder de exclusieve bevoegdheid van de Nederlandstalige rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven. Voor geschillen met een Consument gelden de dwingende bepalingen van het Belgisch consumentenrecht inzake bevoegde rechtbank.

Artikel 13 – Contact

Voor alle vragen in verband met deze Algemene Voorwaarden of een Reservatie kan de Klant terecht bij:

Zaalzicht BV — Vergaderzalen Kop van Kessel-Lo

Leuvensestraat 18, 3010 Kessel-Lo

BTW BE 1024.409.674

+32 468 02 94 95

info@vergaderzaal-kvk.be — www.vergaderzaal-kvk.be